Publié le 21/04/2024
Rôle et responsabilités des sous-traitants
Les sous-traitants jouent un rôle important dans la chaîne de traitement des données personnelles, mais toujours sous la direction du responsable de traitement. Ils ne prennent aucune décision quant à l’utilisation des données ; leur tâche est de suivre les instructions précises qu’ils reçoivent.
Cela inclut la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données contre tout accès, altération ou destruction non autorisés. Ils sont aussi tenus de documenter toutes leurs opérations de traitement pour montrer qu’ils respectent les règles du RGPD.
En cas de demande ou d’inspection par les autorités de protection des données, les sous-traitants doivent être transparents et coopératifs. Ils doivent également alerter les responsables de traitement si une instruction semble être en violation avec le RGPD.
Obligations contractuelles et gestion des sous-traitants
La relation entre les responsables de traitement et les sous-traitants est encadrée par un contrat qui détaille leurs engagements respectifs. Ce contrat doit spécifier clairement les données personnelles concernées, leur finalité de traitement et les instructions précises pour le traitement.
Les contrats doivent aussi inclure des mesures de sécurité que le sous-traitant s’engage à respecter pour protéger les données.
Si les données doivent être transférées hors de l’Union européenne, le contrat doit spécifier les mesures de protection et le cadre juridique (par exemple, les clauses contractuelles types).
Lorsqu’un sous-traitant envisage d’utiliser un autre sous-traitant, appelé sous-traitant ultérieur, il doit obtenir l’accord écrit du responsable de traitement initial.
A la fin du contrat, selon les choix du responsable, le sous-traitant doit soit détruire toutes les données personnelles (sauf si la loi exige leur conservation), soit les renvoyer au responsable.
De manière générale, les responsables de traitement doivent s’assurer que les sous-traitants potentiels disposent de politiques et de pratiques solides de protection des données. Ils doivent également avoir la capacité de répondre aux exigences spécifiques du RGPD, notamment en matière de sécurité des données et de gestion des violations potentielles.
Gestion des risques et conformité
Les responsables de traitement doivent régulièrement vérifier que les sous-traitants respectent le RGPD à travers des audits et inspections. Ces évaluations permettent d’identifier et de corriger rapidement toute non-conformité, assurant ainsi la sécurité des données traitées. En cas de manquement, des mesures correctives doivent être mises en œuvre immédiatement pour prévenir les risques et renforcer la confiance.
Risques liés au non-respect des obligations RGPD par les sous-traitants
Le non-respect des obligations RGPD peut entraîner des conséquences sévères pour les sous-traitants. Ces sanctions peuvent atteindre jusqu’à 10 ou 20 millions d’euros, ou 2% à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel, selon la gravité de l’infraction.
Les sanctions peuvent être imposées pour diverses infractions, telles que :
- Traiter les données en dehors des instructions du responsable de traitement,
- Ne pas aider le responsable de traitement à respecter ses obligations réglementaires,
- Omettre de fournir les informations nécessaires pour démontrer la conformité,
- Ne pas informer le responsable de traitement lorsque ses instructions risquent de violer le RGPD,
- Sous-traiter sans l’autorisation préalable du responsable de traitement,
- Engager des sous-traitants qui ne garantissent pas la protection des données,
- Ne pas désigner un délégué à la protection des données lorsque cela est requis,
- Omettre de tenir un registre des activités de traitement.
Informer les utilisateurs sur l’utilisation des sous-traitants
Les responsables de traitement sont tenus d’informer clairement les utilisateurs lorsque des sous-traitants sont utilisés pour le traitement des données personnelles. Cette information doit être intégrée dans la politique de confidentialité du site ou du service et doit lister les sous-traitants, décrire leur rôle et les données traitées, expliquer pourquoi ils sont choisis, et confirmer que des mesures de sécurité conformes aux normes RGPD sont en place.
La gestion efficace des sous-traitants est un pilier de la conformité au RGPD.
Une compréhension claire de leurs rôles et responsabilités, combinée à des contrats détaillés et des pratiques de surveillance rigoureuses, permet aux responsables de traitement de sécuriser les opérations de traitement des données et de renforcer la confiance des parties prenantes.